تعالی سازمانی

دانلود پایان نامه

همکاران، ۲۰۰۸).
۲-۳-۲ خودارزیابی در مدل EFQM
سازمان ها همواره علاقه دارند ارزیابی کنند که” چگونه هستند” زیرا چنین تصوّر می شود که اگر بدانیم چگونه ایم، بهتر می توانیم برای آینده برنامه ریزی کنیم تصمیم بگیریم که” چگونه باشیم”. خودارزیابی بر اساس مدل تعالی بعنوان یکی از روشهای معمول و متداول برای تعیین وضعیّت و موقعیّت در سازمان های متعالی است. خودارزیابی، یک بازنگری منظّم، سیستماتیک و جامع از فعّالیّتهای سازمان و نتایج آن بر اساس سرآمدی عملکرد مانند EFQM است. فرآیند خودارزیابی به سازمان اجازه می دهد، بطور شفّاف نقاط قوّت و نیز حوزه های نیازمند بهبود را شناسایی کند. (تابنده،۱۳۸۳)
بنیاد اروپایی مدیریت کیفیّت چهار رهیافت را برای انجام خودارزیابی ارائه نموده است. انتخاب هر یک از این رهیافت ها بر حسب این که سازمان می خواهد چه میزان منابعی برای آن صرف نماید یا چه اهدافی را از اجرای آن دنبال می نماید، متفاوت خواهد بود. عناوین این رهیافت ها عبارتند از:
(اقبال وهمکاران،۱۳۸۸)
الف( رهیافت پرسش نامه:
این رویکرد ساده ترین و آماده ترین روش هاست،همچنین کم هزینه و سریع انجام می شود.سوالات از اجزای معیارهای نه گانه قابل طرّاحی و تهیّه است.به طور معمول پرسشنامه ها به دو صورت دو گزینه ای یا چهار گزینه ای تعریف می شوند.
ب( رهیافت کارگاه:
به مشارکت فعّال تیم مدیریتی واحدی که خودارزیابی می کند، احتّیاج دارد.اعضای تیم مدیریتی باید اطّلاعات را جمع آوری و در یک کارگاه به یکدیگر ارائه کنند.این رویکرد نقطه شروعی برای تیم مدیریت ایجاد می کند که به هم نظری (اجماع)دست یابند.
ج( رهیافت پیش فاکتور:
یکی از راههای کاهش حجم کار، در مقایسه با رویکرد شبیه سازی جایزه، عبارت است از ایجاد مجموعه ای از اطّلاعات.به عنوان مثال یک پیش فاکتور یا پروفرما از یک صفحه تشکیل شده است که برای هر یک از اجزای آن،معیارهایی در نظر گرفته و توضیحات داده شده است. درباره اجزای معیارها در بالای صفحه و زمینه های مربوط به تشخیص، محاسبه و امتیازدهی آن در پایین صفحه توضیحات لازم درج می گردد.بقیّه صفحه به بخش هایی برای ذکرموارد قوّت و زمینه های قابل بهبود و شواهد عینی تقسیم می شود. این روش به علت درگیری افراد بیشتری در بخش های مختلف سازمان در امر جمع آوری اطّلاعات از دقّت بیشتری نسبت به روش های دیگر برخوردار است.
د( رهیافت شبیه سازی جایزه:
این رویکرد مبتنی بر ارائه مدارک کامل در راستای اظهارنامه جایزه ملّی بهره وری و تعالی سازمانی به منظور انجام خود ارزیابی است. پس از تهیّه اظهارنامه، یک گروه آموزش دیده از ارزیابان آن را مورد ارزیابی قرار می دهند. امتیازدهی در این روش از دقّت بالایی برخوردار است.(اقبال وهمکاران،۱۳۸۸)
این نکته حائز اهمیّت است که این رهیافت ها تنها روش های خودارزیابی نیستند و سازمان می تواند بر اساس نیاز، شرایط و بلوغ سازمانی خود، رهیافت های خود ارزیابی را با مقتضیّات خود تطبیق دهند. برای این تطبیق لازم است سازمان ضمن تعیین هدف خود ارزیابی، درک عمیق از مدل و تجربه به کارگیری آن داشته باشد و مشخّص نماید چگونه با اعمال تغییرات و تطبیق روش خودارزیابی با شرایط خود، این اطمینان را حاصل می نماید که تغییرات اعمال شده در روش خوارزیابی باعث اثربخشی آن خواهد شد. سازمان ها می بایست از متناسب بودن روش انتخابی با سطح درک سازمان از مدل، حصول اطمینان نمایند و آن را به طور منظّم مورد ارزیابی قرار دهند. زیرا خودارزیابی بر اساس مدل تعالی، ابزاری ایستا و میکانیکی نیست و بستگی به درک و مهارت افراد و تمایل سازمان به آزمودن روش های جدید دارد. البته باید توجّه داشت که نتایج کسب شده توسط شرکت های برتر و برندگان جایزه، صرفاً با انجام خودارزیابی حاصل نشده است و تکرار خودارزیابی بر اساس مدل به عنوان یک استاندارد و چک لیست، به طور خودکار سازمان را به سمت مدیریت کیفیّت فراگیر هدایت نخواهد کرد؛ بلکه خودارزیابی همراه با عزم، خواست و اراده سازمان از طریق بازنگری های نظام مند و مستمر همراه با یادگیری و نوآوری است که عامل اصلی بهبود سازمان است )امیری،۱۳۸۹،ص۷۷(
سازمان های در مسیر استقرار با توجّه به تازه وارد بودن یا قدیمی بودن و پیشینه تاریخی فعّالیّت های کیفی می توانند از جدول راهنمای ذیل برای انتخاب روش ارزیابی استفاده کنند:
جدول۲-۲ راهنمای انتخاب روش ارزیابی(ادب،۱۳۹۲)
رشد تلاش
اندک
متوسّط
زیاد
در ابتدای راه
پرسشنامه مقدماتی
پرسشنامه استاندارد
پرسشنامه به صورت تشریحی(با جزئیات زیاد)
در مسیر تعالی
پرسشنامه و کارگاه
پرسشنامه و کارگاه
روش شبیه سازی جایزه،پیش فاکتور وکارگاه
در مرحله بلوغ
پرسشنامه ابداعی
پیش فاکتور
روش شبیه سازی جایزه
همانطور که در جدول نشان داده شده است در صورتی که سازمان هیچ سابقه اجرایی در استقرار مدل EFQM را نداشته باشد، توصیه می شود از روش پرسش نامه استفاده نماید. اگر سازمان در سالهای گذشته نسبت به خودارزیابی اقدام کرده است و کارکنان و مدیران با مفاهیم آشنایی دارند در این صورت روش کارگاهی و در مراحل آتی روش پیش فاکتور و جایزه به کار گرفته می شود.
(جلوداری،۱۳۸۹،ص۹۰)
استفاده از مدل سرآمدی عملکرد EFQM برای خودارزیابی، منافع قابل توجّهی برای سازمان دارد از جمله: (رویتر۳۷،۲۰۰۷)
* نقاط قوّت سازمان و حوزه های نیازمند بهبود را شناسایی می
کند.
* یک رهیافت کاملاً ساخت یافته و مبتنی بر واقعیّات سازمانی بوجود می آورد تا توسّط آن سازمان را به درستی شناخته، ارزیابی کرده و روندهای پیشرفت را مرتّب و به صورت دوره ای اندازه گیری نماید.
* یک زبان مشترک و چارچوب مفهومی در شیوه مدیریّت و انجام بهبودها در سازمان ایجاد می کند.
* به افراد سازمان، مفاهیم اصلی سرآمدی و چگونگی ارتباط این مفاهیم با مسئولیّت هایشان را آموزش می دهد.
* کارکنان را در تمامی سطوح و کلیّه واحدها در فرآیند بهبود درگیر می کند.
* سازمان را به شیوه ای هماهنگ و منسجم در سطح خرد و کلان ارزیابی می کند.
* تجربیّات مفید را در سازمان شناسایی کرده و اشاعه می دهد.
* باعث بهبود در توسعه استراتژی و برنامه کلان کسب وکار می شود.
* از طریق شکل دهی پاداشهای داخل سازمانی، فرصت های مناسبی را بوجود می آورد تا هم از پیشرفتهای مناسب در بهبود سازمان و هم از نتایج عملکردی، قدردانی به عمل آید (رویتر، ۲۰۰۷).
همچنین در بطن مدل تعالی سازمانی ، منطقی به نام RADAR(رادار) برای امتیازدهی معیارها وجود دارد که شامل چهار عنصر زیر است:
R (Resultsیا نتایج): اطّلاعاتی است در زمینه آنچه سازمان به دست می آورد.
Approach)A یا رویکرد): اطّلاعاتی است در زمینه آنچه سازمان برای اجرا برنامه ریزی کرده است.
D(Deployment یا جاری سازی): اطّلاعاتی است در زمینه آنچه که سازمان برای جاری سازی رویکردها انجام می دهد.
R&A(Review & Assessment یا ارزیابی و بازنگری): آنچه که سازمان برای بازنگری و بهبود رویکردها انجام می دهد. (جلوداری،۱۳۸۹،ص۹۱)

  مقاله درمورد دانلود دادرسی عادلانه

۲-۳-۳ بررسی مفاهیم بنیادین سرآمدی در مدل EFQM
مفاهیم بنیادین سرآمدی، مفاهیمی هستند که این مدل بر آنها بنا شده است و در واقع پایه و اساس مدل اند. این مفاهیم برگرفته از اعتقادات و باورهای محوری شرکت ها و سازمان های سرآمد قرن بیستم هستند. سازمان هایی که در عمل و با باور به این مفاهیم، شرکتهایی ساخته اند که در تاریخ کسب و کار ماندگار شده اند. شرط اساسی سرآمدی، اعتقاد و عمل به این مفاهیم در تمامی سازمان و به ویژه در بین مدیران ارشد است .(کالومورا۳۸،۲۰۰۷)
با مروری بر این مفاهیم، چنین به نظر می رسد که مفاهیم بنیادی تعالی در شکل یک چرخه فزاینده، یکدیگر را پشتیبانی نموده و هم افزایی توامان دارند.
اما واقعیّت این است که تعالی ،در رشد همزمان و منطقی رویکرد یک سازمان به مفاهیم مزبور اتّفاق می افتد و وسعت دایره هر مفهوم سبب می شود که بتوان ترتیب و توالی این ارتباطات را به اشکال دیگری نیز در نظر گرفت.(گرامی ، نورعلیزاده،۱۳۸۷،ص۱۸)
نحوه تعامل این مفاهیم بنیادین به شکل زیر است:

نمودار ۲-۳ نحوه تعامل این مفاهیم بنیادین(گالومورا،۲۰۰۷)
۱. نتیجه گرایی:
تعریف :سازمان سرآمد به نتایجی دست می یابد که تمامی ذینفعان سازمان را مشعوف می کند.
چگونه این مفهوم در عمل اجرا می شود:
در محیط دنیای امروز، تغییرات سریعی اتّفاق می افتد و نیازها و انتظارات ذینفعان اغلب به سرعت تغییر
می کند. سازمان های سرآمد، نیازها و انتظارات ذینفعان خود را اندازه گیری کرده و از آن فراتر می روند، تجارب و تصوّرات ذینفعان را نسبت به خودشان برآورده می کنند و عملکرد دیگر سازمان ها را در این خصوص مشاهده و بازنگری می نمایند. اطّلاعاتی که برای این مشاهده ها و اندازه گیری ها بکار می روند از ذینفعان فعلی و آتی سازمان گردآوری می شود. این سازمان ها از این اطّلاعات برای تعیین، پیاده سازی و بازنگری خط مشی ها، استراتژی ها، اهداف بلند مدت، اهداف کوتاه مدت، معیارها و برنامه های کوتاه مدت، میان مدّت و بلند مدّت استفاده می کنند. اطّلاعات گردآوری شده به سازمان کمک می کند تا به مجموعه متوازنی از نتایج برای ذینفعان دست یافته و آن را توسعه بخشد.
مزایایی که از بکارگیری این مفهوم عاید سازمان می شود:
* ایجاد ارزش افزوده برای تمامی ذینفعان سازمان
* موفّقیّت پایدار برای تمامی ذینفعان سازمان
* درک نیازمندیها عملکردی حال و آینده که به سازمان در تعیین اهداف کمک می کند.
* ایجاد هم راستایی و تمرکز در سطح سازمان
* مشعوف کردن ذینفعان سازمان (کالومورا،۲۰۰۷)
۲. مشتری مداری:
تعریف: سازمان سرآمدارزش پایدار برای مشتری ایجاد می نماید.
چگونه این مفهوم در عمل اجرا می شود:
سازمان های سرآمد مشتریانشان را می شناسند و از نزدیک با آنها آشنا هستند. آنها می دانند که مشتریان، داوران نهایی درباره کیفیّت محصولات و خدمات سازمان هستند. آنها می دانند که از طریق تمرکز شفّاف بر انتظارات و نیازهای مشتریان بالقوّه و بالفعل و حفظ مشتریان، شاخص هایی چون سهم بازار و اعتماد و وفاداری مشتریان به حداکثر می رسد. این سازمان ها پاسخگوی نیازها و انتظارات فعلی مشتریان هستند و برای بهبود پاسخگویی به مشتریانشان، آنها را به بخش های مختلف تقسیم می کنند. آنها فعّالیّتهای رقبا را مشاهده و نظارت کرده و مزیّتهای رقابتی آنها را درک می نمایند. این سازمان ها به درستی نیازها و انتظارات آینده مشتریان را پیش بینی می کنند و به گونه ای عمل می کنند که این نیازها را برآورده کرده و در صورت امکان از آن نیز فراتر می روند. آنها تجارب و تصوّرات مشتریانشان را مشاهده و مرور کرده، در صورت خطا به سرعت و به طور مؤثّری پاسخگو هستند و روابطی عالی با تمام مشتریانشان برقرار می کنند.
مزایایی که از بکارگیری این مفهوم عاید سازمان می شود:
* وجو
د مشتریان مشعوف شده
* سطح بالای مشتریان و جلب اعتماد آنها
* توسعه ی سهم بازار
* موفّقیّت پایدار سازمان
* کارکنان با انگیزه
* درک مزایای رقابتی
۳. رهبری و ثبات در مقاصد:
تعریف: سرآمدی یعنی رهبری الهام بخش۱ و چشم انداز پرداز۲ توام با ثبات در مقاصد.
چگونه این مفهوم در عمل اجرا می شود: (کالومورا،۲۰۰۷)
سازمان های سرآمد، رهبرانی دارند که جهت گیری شفّافی برای سازمانشان وضع کرده و آن را اشاعه می دهند. برای این کار آنها دیگر رهبران و مدیران سازمان را متّحد کرده و در آنها انگیزه ایجاد می کنند تا آنها نیز الهام بخش کارکنان خود باشند. آنها ارزشها، اخلاقیّات، فرهنگ و ساختار حاکمیّت را در سازمان به نحوی مستقر می کنند که هویّت و جذابیّت منحصر به فردی برای ذینفعان سازمان، به ارمغان آورد. در این سازمان ها رهبران، در تمامی سطوح، مستمراً افراد را به سوی سرآمدی ترغیب وتهییج می کنند و برای انجام این کار، در رفتار و عملکرد، الگوی دیگران هستند.
مزایایی که از بکارگیری این مفهوم عاید سازمان می شود:
* روشن شدن مقصود و جهت گیری سازمان
* ایجاد یک هویّت شفّاف برای سازمان و در درون آن
* ایجاد مجموعه ای از ارزشها و اخلاقیّات و به اشتراک گذاشتن آنها در سازمان
* ایجاد رفتارهای سازگار و الگو در سطح سازمان
* دستیابی به نیروی کار متعهّد، با انگیزه و مؤثّر
* ایجاد اعتماد به سازمان و اعتماد درون سازمان حتّی در شرایط متلاطم و پر تغییر
۴. مدیریت مبتنی بر فرآیندها و واقعیّتها:
تعریف: سرآمدی یعنی مدیریت سازمان از طریق مجموعه ای از سیستم ها، فرآیندها و واقعیّتهای مرتبط و به هم وابسته.
چگونه این مفهوم در عمل اجرا می شود:
سازمان های سرآمد، سیستم مدیریت کارآمدی دارند که بر پایه نیازها و انتظارات کلیّه ذینفعان بنا شده است و به نحوی طرّاحی شده است که این نیازها و انتظارات را برآورده سازد، یک مجموعه شفّاف و یکپارچه از فرآیندها، سازمان را در اجرای سیستماتیک خط مشی ها،استراتژیها و اهداف بلند مدّت و طرحهای سازمانی توانمند کرده و تضمینی برای انجام صحیح این کار خواهد بود. این فرآیندها به شکلی مؤثّر جاری گشته و مدام و روزانه مدیریت شده و بهبود می یابند: تصمیمات بر اساس اطّلاعاتی اخذ می شوند که در عمل قابل اطمینان بوده و با عملکرد واقعی و برنامه ریزی شده سازمان، قابلیّت فرآیندها و سیستم ها و نیازها، تجارب و انتظارات ذینفعان و عملکرد سایر سازمان ها مرتبط هستند، سبک ها بر اساس شاخص های مناسب عملکرد شناسایی شده و به شکلی مؤثّر مدیریت می شوند. حاکمیّت سازمان شیوه ای کاملاً حرفه ای

دیدگاهتان را بنویسید