ویژگی‌های ساختاری سازمان
هر کدام از ساختارهای نظری( مکانیکی و ارگانیکی ) در شرایط خاصی می‌توانند مفید واقع شوند. شرایطی که بر اساس آن‌ها ، می‌توان در خصوص مناسب بودن یک ساختار تصمیم گرفت، تحت عنوان ابعاد محتوایی و ساختاری مطرح هستند که به آن اشاره می‌شود:
- ابعاد محتوایی[1]
این ابعاد معرف کل سازمان هستند. مثل اندازه یا بزرگی، نوع فن آوری و … در واقع آن‌ها معرف جایگاه سازمان هستند و بر نوع ساختار اثر می‌گذارند. این ابعاد عبارتند از:
1-راهبرد: عبارت است از یک برنامه‌ی عملی که به موجب آن، شیوه‌ی تخصیص منابع و فعالیت‌های سازمان در رابطه با محیط و در راه نیل به هدف‌‌هایش تعیین می‌گردد.
2-محیط: محیط شامل عواملی می شود که در خارج از مرز سازمان وجود دارد . محیط سازمانی تأثیر مستقیم بر توانایی سازمان در انجام وظایف دارد . اگر محیط ناآرام باشد و به سرعت تغییر کند ، پیش بینی کمتر خواهد بود.
3-اندازه: اندازه سازمان عبارت است از بزرگی آن، که به صورت تعداد افراد یا کارکنان مشخص می‌گردد.
4-نوآوری: عبارت است از دانش ، ماشین آلات، رویه های کاری و مواد اولیه که داده ها را به ستاده ها تبدیل می‌کند.
5-فرهنگ: فرهنگ سازمان نشان دهنده مجموعه‌ای از ارزش ها، باورها، هنجارها،تفاهم هایی که سازمان در آن‌ها با کارکنان و جوه مشترک دارد(جمشیدی،1390).
- ابعاد ساختاری سازمان[2]
این ابعاد بیان‌کننده‌ی ویژگی‌های درونی سازمان هستند و می‌توان از آن‌ها مبنایی به دست آورد که بوسیله‌ی آن نوع ساختار را می‌توان تعیین و ساختارها را با هم مقایسه کرد(جمشیدی،1390).
متغیر‌های زیادی را به‌عنوان ابعاد ساختاری سازمان نام برده‌اند از آن جمله می‌توان به اجزای اداری، استقلال، تمرکز، پیچیدگی، تفویض اختیار، تفکیک، رسمیت، انسجام، حرفه‌ای شدن، حیطه‌ی نظارت، تخصص‌گرایی، استاندارد سازی و سطوح سلسله مراتب عمودی اشاره کرد. از بین این عوامل، اغلب دانشمندان بر سه بعد پیچیدگی، رسمیت و تمرکز به عنوان ابعاد اصلی سازمان اتفاق نظر دارند و معتقدند که این ابعاد به نوعی، دیگر ابعاد ساختار سازمانی را در برمی‌گیرند(همان منبع،1390).
1-رسمیت: رسمیت به حدی که قوانین، مقررات، خط مشی‌ها و رویه‌ها در سازمان اعمال می‌شوند، اشاره دارد. برای مثال شاخص‌های رسمیت در یک سازمان مواردی نظیر خط مشی‌های مدون، شرح وظایف، دفترچه‌های مدون رویه‌ها، نمودارهای سازمانی، سیستم‌های مدیریت نظیر مدیریت بر مبنای هدف، سیستم‌های فنی نظیر تکنیک‌های بررسی وارزیابی برنامه و فهرست رسمی قواعد و مقررات را در بر می‌گیرد( دانایی فرد،1385، ص269).
رسمیت به درجه‌ی استاندارد بودن کارها در سازمان اشاره دارد. اگر شغلی از میزان رسمیت بالایی برخوردار باشد، متصدی آن برای انجام دادن فعالیت‌های مربوط به آن شغل و اینکه چه موقعی انجام شود و چگونه باید انجام گردد از حداقل آزادی عمل برخوردار است. درچنین حالتی از کارکنان انتظار می‌رود همیشه نهاده‌های یکسانی را با روش معینی به کار برند که به نتایج از پیش تعییـــن شده ای منجر گردد. از این رو وقتی رسمیت بالاست، شرح شغل‌های مشخص، قوانین و مقررات زیاد و دستورالعمل‌های روشن درخصوص فرایند کار درسازمان وجود دارند. وقتی رسمیت کم است رفتار کارکنان به طـــــور نسبی می تواند برنامه ریزی نشده باشد. در چنین موقعیتی، افراد در مشاغل خــــــود در به کارگیری نقطه نظرات خود از آزادی عمل بیشتری برخوردارند. طبیعتاً سازمان‌ها از جهت درجه رسمیت با یکدیگر متفاوتند. «ریچارد اچ. هال» رسمیت حداکثر را از رسمیت حداقل متمایز می‌کند. رسمیت وقتـــی حداکثر است که رویه های رسمی زیاد باشد و شیوه های انجام کار به طور دقیق مشخص شده باشد (همانند کارخانه خط مونتاژ اتومبیل). وقتی یک موقعیت منحصر به فرد وجود داشته باشد و رویه های رسمی برای انجام کار موجود نباشد، گفته می‌شود که رسمیت درسازمان حداقل است(مقیمی،1380).
رسمیت ممکن است به صورت صریح و روشن یا اینکه به طور ضمنی ابراز شود. یعنی رسمیت هم می‌تواند مکتوب و هم شامل ادراک کارکنان از مقررات باشد. با این وجود نوع مکتوب ان مورد تاکید سازمان است. مشاغل ساده و تکراری از رسمیت بالایی برخوردارند، در مقابل مشاغلی که به مهارت‌های چندگانه نیاز دارند، رسمیت کمی دارند. کار وکلای دادگستری، مهندسان، کارکنان اجتماعی از آن دسته‌اند. کارکنان سطوح بالا که با کارهای غیر برنامه ریزی شده سروکار دارند، دارای رسمیت کمی هستند در مقابل کارکنان سطح پایین و در قسمت تولید دارای رسمیت زیادی هستند(Robbins,2004,p:89)
رسمیت محدود به تعیین اینکه وظیفه هر کس چیست و چگونه باید آنرا انجام دهد نمیباشد، بلکه به صورت گسترده‌تر می‌تواند، انواع رفتار در سازمان مانند کدگذاری لباس‌ها، ساعات کاری، استفاده از تجهیزات اداری و یا استفاده از اینترنت مشخص نماید(Willem,Bulensa & Jongh,2007).
[1].Contextual Dimensions of Organization
[2]. Configurational Dimensions of organizatin