بحران مهم است. گرچه در بحران خبر های محلی و بومی بسیار اهمیت دارند، اما فراموش نکنید که تهیه و استفاده از خبر های بین المللی نیز می تواند در بحران گره گشایی کنند و می تواند الگوی و تجربه آموز برای ملت های دیگر باشد . این که مصیبت زدگان بدانند مردم دنیا به مشکل آنان توجه دارند و با آنان ابراز همدردی می کنند باعث دلگرمی می شود . در بحران انزوا گرا نباشید که فقط به خبرهای محلی و بومی توجه کنید . با مردم دنیا مراوده داشته باشید .
۱۰. تاریخ را به یاد داشته باشید : بحران ها همیشه تجربه آموز و درس هستند برای آیندگان ، هر آن چه که در بحران ممکن است به درد آیندگان بخورد را ثبت کنید . همیشه در بحران به مصیبت زدگان بگویید که درگذشته هم بحران های بزرگتری از این وجود داشته اند که مردم ما سر افراز از آن بیرون آمده اند . به مخاطبان خود بگویید این همه بحران در ایران بوجود آمد اما هنوز ایران پا برجاست و مردم ما ماندگار هستند . در بحران همیشه به مردم امید به زندگی خوب در آینده را بدهید . از گذشته موفق خود و از خود گذشتگی ها و شجاعت مردم خود زیاد برای مصیبت زدگان تعریف کنید تا آن ها به ادامه زندگی امیدوار شوند. (خادم‌المله, ???? ؛ ?)
۲.۵.۲ ارتباطات نیروهای خبری در بحران
ارتباطات خبرنگار در شرایط بحرانی یکی از مهمترین ابزار های ارسال خبر است. در اهمیت این ابزار کافی است بگوییم خبرنگاری که نتواند پیام خود را به مخاطبانش برساند رسالت خود را به انجام نرسانده است . در خبرنگاری نیز همیشه گفته می شود که ?? درصد کار خبری جمع آوری اطالعات و تهیه و تنظیم خبر است و ?? درصد بقیه آن ارسال خبر برای اتاق خبر و روی آنتن است. لذا اگر خبرنگاری ده ها نکته خبری در دست داشته باشد اما نتواند آن ها را ارسال کند کار خبری او موفق نبوده است .
در شرایط بحرانی که تقریبا هیچ چیزی از جمله ابزار های ارتباطی در جای واقعی خود نیستند استفاده از ابزار ارتباطی مناسب که با شرایط محیطی سازگاری داشته باشد یک هنر و تخصص خبری است. به همین دلیل تیم های خبری اعزامی به مناطق بحرانی معمولی در ترکیب خود یک نیروی متخصص مخابراتی دارند که وظیفه او قبل از عزیمت به ماموریت تامین کانال ارتباطی مناسب برای ارسال خبر به مرکز خبری است. مسئول مخابرات و ارتباطات تیم خبری در شرایط بحرانی بایستی دستکم دو یا سه کانال ارتباطی ویژه را برای ارسال از منطقه بحرانی پیش بینی کند چون در شرایط غیر عادی ممکن است برخی کانال ها قابل استفاده نباشد.(خادم‌المله, ????؛ ?)
۲.۵.۳ انواع ابزار های رایج ارتباطی
۱. تلفن شهری سیار (ایستگاه های سیار مخابراتی)
۲. تلفن همراه (موبایل)
۳. تلکس میکانیکی
۴. تلفن ماهواره ای ثریا
۵. پیک (چند کپی از مطلب را به چند نفر بدهید . تلفن آن ها را حتما دریافت کنید.)
۶. مسافرین که از منطقه بحران زده به شهر می‌روند
۷. هلی کوپتر های امداد
۸. هواپیماهای امدادی (مراجعه به فرودگاه)
۹. ارتباط اینترنتی از طریق اتصال لپ تاپ(پالم) و موبایل
۱۰. ارتباط از طریق بی سیم با طول موج های مختلف
۱۱. مراجعه به نزدیکترین شهر محل بحران زده.(خادم‌المله, ????؛ ?)
۲.۵.۴ سامانه‌های اطلاع رسانی عمومی و هشدار
سامانه‌های اطلاع رسانی عمومی و هشدار، شامل فرآیندها، دستورالعمل‌ها و سیستم‌هایی برای برقراری اطلاع رسانی به موقع و دقیق در مورد اطلاعات مربوط به علت، اندازه و وضعیت فعلی حادثه به مردم، امدادگران و سازمان‌های ذی‌نفع است. این سامانه‌ها با ید در سرتاسر مناطق و سازمان‌ها، سطوح مختلف حکومتی، بخش خصوصی و سازمان‌های غیر دولتی، هماهنگ و یکپارچه شوند. اطلاع رسانی پیشرفته، استراتژی‌های آموزشی و برنامه‌های ارتباطی مناسب، سبب می‌شوند که اطلاعات مربوط به عملیات نجات اجان انسان‌ها، راه‌های تخلیه جمعیت در شرایط بحران، سیستم‌های هشدار و دیگر اطلاعات حیاتی به عتعد زیادی از مخاطبان، به موقع و به روش صحیح منتقل شوند. سامانه‌های اطلاع رسانی عمومی و هشدار، شامل فرآیندها، دستورالعمل‌هاو ساختارهای سازمانی مورد نیاز برای جمع‌آوری، تایید، هماهنگی و انتشار اطلاعات می‌باشد.
۲.۵.۴.۱ تشریح اجزای سامانه اطلاع رسانی عمومی و هشدار
مدیر اطلاع رسانی عمومی: مدیر اطلاع رسانی عمومی، پشتیبانی ساختار فرماندهی حادثه را به عنوان عضوی از ستاد فرماندهی انجام می‌دهد و به فرمانده حادثه در مورد تمام موضوعات مربوط اطلاع رسانی عمومی در شرایط حادثه مشاوره می‌دهد. .(علمداری, ???? ؛ ???)
وظایف مدیر اطلاع رسانی عمومی عبارتند از:
* دریافت اطلاعات از رسانه، مردم و مدیران ارشد سازمان‌ها
* انجام هشدار و اطلاع رسانی عمومی
* پایش شایعات و مقابله با آنها
* پایش رسانه‌ها
* جمع‌آوری، تایید، هماهنگی و انتشار اطلاعات دقیق و قابل دسترس مربوط به حادثه، خصوصا در مورد اندازه، علت و وضعیت حادثه؛ منابع استفاده شده در حادثه؛ وضعیت بهداشت عمومی در حادثه، وضعیت ایمنی و امنیت در حادثه (همان)
مدیران اطلاع رسانی عمومی در ایجاد پیام‌ها باید موارد زیر را مدنظر قرار دهند:
* شناسایی اطلاعات کلیدی که باید به مردم منتقل شود.
* پیام‌های ماهرانه‌ای که اطلاعات کلیدی را منتقل کند و برای همه واضح و قابل فهم باشد.
* اولویت بندی پیام‌ها جهت اطمینان یافتن از تحویل به موقع اطلاعات بدون اینکه مخاطبان راگیج و مضطرب کند.
* تایید دقت و صحت اطلاعات از طریق کانال‌های مناسب<
br />* انتشار اطالعات با استفاده از موثرترین وسایل موجود
سامانه مشترک اطلاع رسانی
سامانه مشترک اطلاع رسانی، مکانیسمی برای سازماندهی، یکپارچگی و هماهنگی اطلاع رسانی در جهت اطمینان یافتن از انتقال به موقع و دقیق و ثابت اطلاعات در بین مناطق و سازمان‌ها، بخش خصوصی و سازمان‌های غیر دولتی فراهم می‌کند که شامل برنامه‌ها، پروتکل‌ها، دستورالعمل‌ها و استراتژی‌های مورد استفاده جهت تامین اطلاعات عمومی می‌باشد. (همان)
اجزای حیاتی سامانه مشترک اطلاع رسانی عبارتند از:
* میران اطلاع رسانی عمومی در سطوح ملی، استانی، شهری، بخشی، محلی و بخش خصوصی
* مراکز مشترک اطلاع رسانی ایجاد شده
مشخصات کلیدی سامانه مشترک اطلاع رسانی عبارتند از:
الف) هماهنگی و یکپارچگی بین سازمانی
ب) جمع‌آوری، تایید، هماهنگی و انتشار پیام‌های مستمر
ج) پشتیبانی از تصمیم گیرندگان
د) انعطاف پذیری و سازگاری
مراکز مشترک اطلاع رسانی:
مرکز مشترک اطلاع رسانی، مرکزی است که عملیات مشترک اطلاع رسانی را تسهیل می‌کند. مکانی است که در آنجا کارکنانی با مسئولیت اطلاع رسانی به انجام عملکردهای اطلاع رسانی اضطراری، ارتباطات بحرانی و عملکردهای امور عمومی می‌پردازد. (همان)
مراکز مشترک اطلاع رسانی، در سطوح مختلف حکومتی، مکان‌های مختلف حادثه و یا به عنوان اجزای سامانه هماهنگی بین سازمانی در سطوح ملی، استانی، شهری و محلی تشکیل می‌گردند. معمولا مرکز مشترک اطلاع رسانی یک حادثه خاص، در یک مکان منفرد در صحنه حادثه با هماهنگی بین سازمان‌های ملی، استانی و محلی ایجاد می‌شود. انتشار اطلاعات از طریق فرماندهی واحد / فرماندهی یکپارچه، مرکز عملیاتی / گروه‌های هماهنگی بین سازمانی و مدیران ملی کنترل می‌شود تا از سازگاری پیام‌ها اطمینان حاصل شود، از توزیع اطلاعات متناقض، اجتناب شده و از اثر منفی بر عملیات جلوگیری گردد. این فرآنید رسمی برای حفاظت از اطلاعات حساس حادثه نیز موثر است. سازمان‌ها ممکن است انتشار اطلاعات مربوط به خود را داشته باشند اما در هر صورت باید با مرکز مشترک اطلاع رسانی حادثه هماهنگ باشند. (همان)
وجود فقط یک مکان واحد برای مرکز مشترک اطلاع رسانی مناسب‌تر است. اما سامانه ملی مدیریت بحران به میزان کافی برای ایجاد مرکز مشترک اطلاع رسانی چندگانه یا مجازی انعطاف پذیر است. به عنوان مثال، مراکز مشترک اطلاع رسانی چندگانه برای حوادث پیچیده با محدوده جغرافیایی وسیع یا درگیری حوزه‌های چندگانه نیاز است. در عوض، اطلاعات باید بین تمام مراکز مشترک اطلاع رسانی هماهنگ شود و هر مرکز مشترک اطلاع رسانی باید روندها و پروتکل‌هایی برای برقراری ارتباط و هماهنگی مناسب با دیگر مراکز داشته باشد. مرکز مشترک اطلاع رسانی ملی زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که به هماهنگی بین استانی نیاز باشد و دوره زمانی طولانی (هفته‌‌ها یا ماه‌ها) برای حوادث، مورد انتظار باشد یا زمانی که حادثه، محدوده وسیعی از کشور را تحت تاثیر قرار داده باشد. (فضاهای فیزیکی مراکز مشترک اطلاع‌رسانی، باید در نزدیکی بهترین منبع اطلاعاتی نظیر پست فرماندهی حادثه یا مرکز کنترل بحران قرار گرفته باشد، بدون اینکه امکان در خطر افتادن ایمنی و امنیت وجود داشته باشد.)
با توجه به نیاز به برقراری ارتباط در زمان واقعه، مراکز مشترک اطلاع رسانی، به اشکال گوناگون، بسته به نوع حادثه، سازماندهی می‌شود.
مراکز مشترک اطلاع رسانی مجازی
یک مرکز مشترک اطلاع رسانی ممکن است دارای اتصال‌های همزمان به چند مکان مختلف حادثه باشد، که در این موارد یک مرکز مشترک اطلاع رسانی مجازی را ایجاد می‌کند. همه مشارکت‌کنندگان در این نوع از مرکز مشترک اطلاع رسانی، باید به صورت تلفیقی عمل کنند تا یک مرکز مجازی منفرد در نظر گرفته شوند. (همان)
مزایای این نوع مراکز عبارتند از:
* تثبیت سریع کارکردهای مراکز مشترک اطلاع رسانی
* دسترسی به منابع وسیع‌تر
* ایجاد روابط
استقلال سازمانی
سازمان‌های درگیر در مدیریت حادثه، استقلال خودشان را حفظ می‌کنند. فرماندهی حادثه و سیستم‌های هماهنگی بین سازمانی در ایجاد و نظارت بر مراکز مشترک اطلاع‌رسانی، مسئول هستند. در مورد فرماندهی یکپارچه، بخش‌ها، سازمان‌ها، نهادها یا حوزه‌هایی که در مدیریت اطلاع رسانی عمومی مشارکت داشته‌اند، هویت و مسئولیت انفرادی خودشان را نسبت به برنامه‌ها و سایت‌هایشان از دست نمی‌دهند. (همان)
فراهم کردن اطلاعات برای مردم و ذی‌نفعان
فرآیند فراهم کردن اطلاعات برای مردم و ذی‌نفعان در حین حادثه شامل ? مرحله زیر می‌باشد:
۱. جمع آوری اطلاعات
اولین مرحله، جمع‌آوری اطلاعات می‌باشد. اطلاعات از قسمت‌های مختلفی جمع‌آوری می‌شود نظیر:
* فرماندهی در صحنه حادثه: منبع مستمر اطلاعات سازمانی در مورد تلاش‌های مقابله
* مدیران روابط بین سازمانی در صحنه حادثه: گزارش به مراکز مشترک اطلاع رسانی در مورد مشاهدات خود و شنیده‌های آنها از رسانه‌ها، مدیران ارشد سازمان‌ها، مردم و نیروهای زیرمجموعه در محل حادثه
* پایش رسانه‌ها: مورد استفاده در ارزیابی صحت و محتوای گزارش‌های رسانه‌ای و همچنین کمک به شناسایی روند توزیع اطلاعات حادثه
* اخبار رسانه‌ها: منبع با ارزش اطلاعات درحال تولید و ملاحظات موجود
* مدیران ارشد سازمان‌ها: درخواست‌های مدیران ارشد، رهبران جوامع و عموم مردم
در مورد دغدغه‌های مردم در نواحی متاثر از حادثه.
۲. تایید اطلاعات
مرحله بعدی، تایید و تعیین میزان صحت اطلاعات جمع‌آوری شده می‌باشد. این کار با مشورت افراد زیر انجام می‌شود:
* دیگر مدیران روابط بین سازمانی در مراکز مشترک اطلاع رسانی: مقایسه یادداشت‌ها
* مدیران روابط بین سازمان مامور در صحنه حادثه: منبع با ارزش برای کنترل صحت اطلاعات گزارش شده به مراکز کنترل بحران با گزارش‌هایی از رسانه‌ها، مدیران ارشد سازمان‌ها و مردم حاضر در صحنه حادثه.
۳. هماهنگی اطلاعات
این مدیران روابط بنی سازمانی شامل کسانی هستند که در مراکز مشترک اطلاع رسانی، حضور دارند یا کسانی هستند که در مکان دیگری کار می‌کنند ولی جزیی از مراکز مشترک اطلاع رسانی هستند. هماهنگی اطلاعات شامل موارد زیر است:
* ایجاد پیام‌های کلیدی؛ بعد از جمع‌آوری اطلاعات از تمام منابع، پیام‌های یکپارچه‌ای که نیازهای اطلاعاتی را تامین می‌کنند تهیه می‌شود. هدف اصلی، انتقال اطلاعات دقیق و جامع به مردم، در سریع‌ترین زمان برای تصمیم‌گیری درست است.
* کسب مجوز از افراد دارای صلاحیت؛ اطمینان یافتن از این که اطلاعات دقیق و قابل دسترس است. فرآیند تایید باید دارای جریانی خطی و ساده باشد.
۴. انتشار اطلاعات
* به کارگیری روش‌های چندگانه؛ در شرایط اضطراری، روش‌های زیادی وجود ندارد. تماس تلفنی و مصاحبه‌ها یکی از ابزارهای اصلی برای انتقال اطلاعات به رسانه‌ها می‌باشند. جلسات یا ملاقات‌های کارکنانی با مردم، مدیران ارشد سازمان‌ها و دیگر ذی‌نفعان یکی از روش‌های موثر است.
* پایش رسانه‌ها؛ پایش رسانه‌های برای اطمینان یافتن از اینکه پیام‌ها به وسیله رسانه‌ها درست درک شده‌اند و بطور دقیق و کامل به مردم و دیگر ذی‌نفعان گزارش شده‌اند، بسیار با ارزش است. اشتباهات باید اقبل از اینکه دوباره گزارش شوند، اصلاح و ترمیم گردند. (همان)
۲.۵.۴.۲ برنامه ریزی برای اطلاع رسانی عمومی و هشدار
برنامه ریزی و تدوین استراتژی‌های اطلاع رسانی عمومی در سامانه ملی مدیریت بحران، ضروری است. برنامه‌ها باید شامل فرآیندها، پروتکل‌ها و روند‌هایی باشد که برای تدوین پیش‌نویس اخبار، لیست رسانه‌ها، اطلاعات تماس مدیران ارشد سازمان‌ها، مدیران جامعه و سازمان‌های بخش خصوصی مورد نیاز است تا اطلاعات دقیق و به موقعی به مخاطبان منتقل شود. آموزش و مانور باید به عنوان یکی از مولفه‌های حیاتی در اطلاع رسانی عمومی مد نظر قرار گیرد.(علمداری, ????؛ ???)
۲.۶ بخش پنجم – شیوه‌های اطلاع رسانی
۲.۶.۱ اطلاعیه‌های از پیش منتشر شده
این اطلاعیه‌ها که معمولا جنبه‌ی آموزشی داشته و در نخستین مراحل وقوع بحران می‌تواند بصورت گسترده در مناطق بحران‌زده توزیع گردد (معمولا از طریق