روشهای سنتی برای اثربخشی

روش مبتنی بر تامین هدف

برای سنجش یا اندازه گیری اثربخشی سازمان با استفاده از روش مبتنی بر هدف  ‏باید هدف های تولیدی سازمان را شناسایی و مشخص نمود و آن گاه میزان هدف های تامین شده را اندازه گیری کرد. این یک روش منطقی است، زیرا سازمان ها همواره می کوشند تا به سطح یا میزان معینی از تولید، سود یا جلب رضایت مشتری و ارباب رجوع دست یابند. در اجرای این روش میزان پیشرفت در جهت تامین هدف ها اندازه گیری می شود.

کاربرد. در سازمان های تجاری برای سنجش اثربخشی سازمان از روش مبتنی بر تامین هدف استفاده می شود، زیرا می توان هدف های تولیدی شرکت را به آسانی اندازه گیری کرد. معمولا سازمان ها عملکرد خود را برحسب سودآوری، رشد، سهم بازار و بازده سرمایه گذاری اندازه گیری می کنند. ولی همیشه تعیین هدف های عملی و اندازه گیری عملکرد سازمان چنان ساده نیست.

از آنجا که سازمان ها هدف های چندگانه و ضد و نقیض دارند، بنابراین اغلب ‏نمی توان  اثربخشی سازمان را با یک شاخص ارزیابی کرد. سازمانی که در تامین یک ‏هدف بسیار موفق بوده است ممکن است در مورد هدف دیگری ضعیف عمل کرده  ‏باشد. فراتر اینکه، هم دوایر هدف هایی دارند هم اینکه سازمان هدف های کلی دارد. درارزیابی کامل اثربخشی سازمان باید چندین هدف را به  صورت همزمان مورد توجه و ارزیابی قرار داد (هوشمندیار،54،1388).

2-2-5-2- روش مبتنی بر تامین منابع

‏ اساس روش مزبور بر این فرض گذاشته شده است که سازمان در تحصیل تامین منابع مورد نیاز و نیز در حفظ و نگهداری سیستم سازمانی باید موفق باشد، تا ‏بتواند در وضعی اثربخش باقی بماند. سازمان ها باید منابع ارزشمند و کمیاب را ازسایر سازمان ها بگیرند. از دیدگاه سیستمی، اثربخشی سازمان به این صورت تعریف می شود: توانایی شرکت (چه مطلق و چه نسبی) در بهره برداری از محیط خود در راه تحصیل و تامین منابع ارزشمند وکمیاب.

شاخص ها:

‏1. توان سازمان در بهره برداری از محیط و تامین منابع کمیاب و ارزشمند.

‏2. توان سیستم تصمیم گیری سازمان در درک و تفسیر درست از ویژگی های واقعی محیط خارج.

3 ‏. حفظ فعالیت های روزانه در داخل سازمان.

  1. توان سازمان در ارائه واکنش مساعد در برابر تغییراتی که در محیط رخ می دهد.

 

کاربرد. هنگامی که نتوان به شاخص های دیگری از عملکرد دست یافت، روش مبتنی تامین منابع، مفید واقع خواهد شد. برای مثال، درسازمان های رفاه اجتماعی و غیرانتفاعی به ندرت می توان بازدهی یا کارایی درون سازمان را اندازه گیری کرد.

با توجه به اینکه، اگر برای سنجش اثربخشی سازمان شاخص های دیگری وجود ‏نداشته باشد، روش مبتنی بر تامین منابع مفید واقع خواهد شد، ولی این روش هم بدون نقاط ضعف نیست. اغلب چنین به نظر می رسد که توان سازمان در تحصیل و تامین منابع، به اندازه شیوه استفاده کردن و بهره مند شدن از آنها اهمیت نداشته باشد. برای مثال، اگر یک دانشکده برای باشگاه خود بهترین بازیکنان را به خود جلب نماید ولی نتواند ازاین افراد به نحو شایسته استفاده کند، و باشگاه دانشکده جام را نبرد، در آن صورت نمی توان دانشکده مزبور را موفق دانست. اگر کاربرد روش های دیگر میسر نباشد، این روش مفید واقع خواهد شد، ازاین رو، باید گفت که تحصیل و تامین منابع ‏ارزشمند، یکی از شاخص های مهم موفقیت به شمار آید (توفیقی،1390).

2-2-5-3- روش مبتنی بر فرآیند درونی

در این روش، اثر بخشی یعنی میزان سلامت وکارایی سازمان. یک سازمان کار آمد، ‏فرآیند درون سازمانی یکپارچه، بی دغدغه و هماهنگ دارد، به گونه ای که کارکنان و اعضای آن احساس خوشی و رضایت می کنند. دوایر سازمانی دست به دست هم می دهند تا بهره وری را به بالاترین حد برسانند. در اجرای این روش به محیط خارجی توجهی نمی شود. رکن اصلی این روش برپایه کاری گذاشت شده است که سازمان با منابع موجود خود می کند، و این اقدام به صورت سلامت درون سازمانی و کارایی متجلی می گردد.

شاخص ها:

  1. وجود یک فرهنگ بسیار قوی و غنی مساعد درسازمان.

٢‏. روحیه همکاری، و فاداری به گروه وکارگروهی.

٣. تصمیم گیری در کنار منبع اطلاعاتی، صرفنظراز اینکه منابع اطلاعاتی در کجای نمودار سازمان قرارگرفته باشند.

۴‏. اعتماد، اطمینان، تفاهم و رابطه متقابل بین کارکنان و مدیریت سازمان.

۵. وجود ارتباطات قوی در سطوح افقی و عمودی سازمان، همدردی و همدلی با ‏اعضای سازمان درامور.

۶‏. دادن پاداش به مدیران متناسب با عملکرد، رشد وتوسعه زیردستان ونیز ایجاد یک گروه کاری کارامد.

کاربرد. روش مبتنی بر فرایند درونی سازمان از آن جهت اهمیت دارد که برای سنجثی و اندازه گیری اثربخشی سازمان از منابع موجود به صورتی کارا استفاده  می شود و فعالیت های درون سازمان به صورتی موزون و هماهنگ صورت می گیرد ‏. در واقع سازمان ها در این زمینه با هم رقابت می کنند. بیشتر مدیران براپن باورند که روش های مدیریت مشارکتی و فرهنگ مساعد سازمانی از اجزای اصلی و مهم تشکیل دهنده اثربخشی است.

روش مبتنی برفرایند درونی هم بدون عیب نیست و کاستی هایی دارد. دراجرای این روش نمی توان رابطه کل تولید و سازمان را با محیط خارج ارزیابی کرد. همچنین معمولا قضاوت درباره سلامت داخلی سازمان وکارکرد خوب آن به صورت ذهنی صورت می گیرد، زیرا بسیاری از اقلام مصرفی و فرایند درون سازمانی را نمی توان به صورت کمی درآورد. روش مبتنی برفرایند درون سازمانی (همانند بسیاری از روش های دیگر که با استفاده از آنها اثربخشی سازمان را اندازه گیری می کنند) نکات مثبتی هم دارد. ولی مدیران باید همواره متوجه باشند که کارایی سر زمان دیدگاه ‏معدودی از اثربخشی سازمان ارائه می کند (رفیعی،1390).